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Blog de MJC

I - CONDITIONS OBLIGATOIRES

Il doit être majeur et en possession de ses droits civils et politiques.

 

II - DÉSIGNATION

Dans les MJC, il est élu, comme les autres Membres du Bureau, par le Conseil d'Administration, et non par l'Assemblée Générale, dans le respect des statuts de l'association.

Il est élu pour 1 an au bulletin secret, son mandat est renouvelable.

 

III - ESPRIT DE LA FONCTION

Le (la) Président(e) est une personne physique qui, lorsqu'il est en fonction, ne doit pas oublier qu'il représente l'association, personne morale.

Il en découle un comportement mesuré, ouvert, accueillant et en tout point courtois envers tous. Il ne peut pas se livrer à des comportements (ni tenir des propos) pouvant porter tort à l'association. Par ailleurs, le (la) président(e) est un gestionnaire, mais aussi un fédérateur et un formateur.

Il a été désigné pour mettre en application les décisions de l'Assemblée Générale et du Conseil d'Administration, et non pour conduire une politique personnelle. Il travaille en collégialité étroite avec les Membres du Bureau et du Conseil d'Administration, qu'il s'efforce de faire participer aux discussions et aux décisions.

Il doit veiller :

- au climat régnant dans la MJC

- à la réalisation et à la mise en œuvre du Projet Associatif

- au respect des statuts et du fonctionnement démocratique de l'Association.

 

Il est le principal garant de la bonne marche et de la vitalité de la MJC.

 

En cas de conflit ou de risque de conflit, il ne doit pas hésiter à contacter
la Fédération Régionale (sa Fédération ou Union Départementale).
Il y recevra toujours un appui actif et efficace.

 

Quelle que soit l'importance de son rôle et de ses responsabilités, le Président ne peut accomplir de démarche au nom de l'association qu'avec l'autorisation expresse du CA (ou du BCA, si ce dernier a reçu mandat au CA) et dans le cadre et dans les termes fixés par celui-ci.

Si d'aventure, un Président dont la conduite s'écarte de la démarche associative ci-dessus, ou s'il outrepasse son rôle de porte-parole, alors c'est sa responsabilité personnelle qu'il met en jeu, y compris pénalement, et dont il devra rendre compte.

 

IV - ATTRIBUTIONS

A - Rôle interne :

- Il convoque et préside les diverses réunions (Bureau, CA, AG)

- Il est membre de droit de toutes les Commissions

- Il est responsable de l'application des décisions prises par le Conseil d'Administration : en liaison permanente avec le Secrétaire et le Trésorier, il veille à ce que le Directeur ou les divers bénévoles responsables appliquent les décisions du Conseil d'Administration et lui en rendent compte

- Il peut déléguer tout ou partie de ses pouvoirs avec l'approbation du BCA

- En fin d'année, il doit analyser les résultats et en tirer avec le Conseil d'Administration des conclusions pour fixer la ligne d'action de la saison suivante : c'est le Rapport Moral qui concerne le secteur de ses attributions.

 

B - Rôle externe :

- Il est l'interlocuteur le la MJC auprès de toutes les instances officielles

- Il assure les relations avec les Fédérations ou Unions Départementales et la Fédération Régionale.

- Il est le dépositaire de la responsabilité morale et juridique de l'association

- Il a qualité d'employeur au regard du code de la Sécurité Sociale

- Il signe les contrats discutés et approuvés par le CA au nom de l'association

- Il assure la liaison avec les autorités locales, l'administration, l'école, les diverses associations locales et autres interlocuteurs publics ou privés

- Il est destinataire des courriers adressés à l'association

- Il est signataire du courrier émis par l'association

 

 

La Notion de représentation mérite une définition spécifique car elle doit être mise en perspective avec une autre notion propre à la vie associative et les MJC principalement, c'est-à-dire la démocratie. Le réseau des MJC, celui de leur représentation régionale et son expression nationale, préservent l'autonomie de chaque niveau, tout en conférant des rôles spécifiques aux UD, aux FR, à la CMJCF qui s'expliquent par leur correspondance avec les instances politiques et administratives qui structurent le pays, les Régions, les Départements. De cette évidente correspondance structurelle, s'il en découle naturellement un ordre dans le bon fonctionnement de l'Ensemble (les MJC articulent leurs actions en fonction du Projet Régional, tout comme les FR articulent leur PAR en fonction des orientations nationales de la CMJCF), il n'en demeure pas moins qu'on ne saurait dire qui est le "patron" de qui. Cette dernière notion est étrangère à la démocratie voulue et vécue dans les MJC. Les dirigeants sont élus pour être des "représentants", pour parler et décider "au nom des adhérents". Le Conseil d'Administration concentre tous les pouvoirs pour agir au nom des adhérents et le Président en est le "représentant, porte parole". Il n'en est pas le patron. Il n'y a pas d'autre patron. Seule une majorité décide. Seule compte la dimension de solidarité dirigée vers un but commun.

A aucun niveau, national, régional, départemental, local, il n'est concevable que quiconque s'arroge le droit d'assimiler, confondre, ses propres désirs avec une décision collective issue d'un vote et donc d'imprimer sa volonté à l'ensemble et de dire "je" au lieu de "nous".

I - PRÉSENTATION

Les Administrateurs nouvellement élus ne sont pas toujours préparés à occuper leurs fonctions. Il arrive fréquemment que des personnes soient appelées aux responsabilités, par sympathie, en se laissant "piéger" lors de la constitution du CA. Accepter des responsabilités, c'est s'attacher à appliquer des règles aussi souples que possible en concordance avec le projet associatif dont s'est dotée la MJC.

 

II - ACCUEIL

Des fiches explicatives peuvent être données au nouvel administrateur. Celles-ci peuvent comporter :

- Une information générale concernant l'histoire de la MJC, de l'Éducation Populaire, sa place au sein du réseau fédéral et confédéral, les projets en cours

- La définition des postes du CA, les responsabilités qui incombent à chacun et qui comportent des délégations telles que suivi d'une ou plusieurs activités, la responsabilité d'une commission, d'un groupe de travail, d'une animation, de la logistique, les travaux...

- L'évaluation du temps nécessaire pour accomplir les missions confiées

- L'organigramme de l'association

- Il est sage de hiérarchiser les délégations confiées à un nouveau dirigeant afin de lui permettre de trouver ses marques. La délégation doit être progressive, notamment lorsqu'il s'agit de jeunes administrateurs.

 

Les administrateurs qui exercent une activité professionnelle ne seront pas toujours attirés par les mêmes fonctions en tant que bénévoles.

Prendre des responsabilités associatives, c'est :

- être reconnu

- se former au dialogue, à la tolérance, à la négociation,

- se faire une opinion, l'exprimer et la défendre,

- créer des liens conviviaux,

- améliorer ses compétences,

- acquérir des connaissances dans le domaine social, culturel et politique, mais aussi juridique et comptable,

- avoir le sentiment d'être utile à la collectivité,

- rompre l'isolement

 

Lorsque l'on accueille un nouvel administrateur il est souhaitable de lui montrer les deux faces du miroir ; d'un côté, la contrainte des règlementations et de l'organisation collective, de l'autre, de réelles satisfactions personnelles apportées par le travail en équipe.

I - DÉSIGNATION

Dans les MJC, il est élu par l'Assemblée Générale. Les statuts de l'association prévoient un mandant d'une durée de trois ans. Il peut être élu dès l'âge de 16 ans.

 

II - RÔLE ET ATTRIBUTIONS

- Il a la responsabilité du développement et du meilleur fonctionnement de la MJC ; il n'hésite pas à faire toutes les suggestions qu'il juge utiles, dans le débat qui vise à l'élaboration, à l'exécution et à l'évaluation du projet associatif.

- Il doit être présent aux réunions statutaires et à celles qui le concernent et y prendre une part active. En cas d'absence, il doit aviser le Président. Trois absences consécutives non excusées constituent un motif d'exclusion.

- Il doit participer activement à l'animation et aux orientations politiques et philosophiques propres à l'éducation populaire et à celles préparées par la Confédération des MJC de France.

- Il est de son devoir de s'impliquer dans les décisions que doit prendre le Conseil d'Administration.

- Il participe à la gestion du Personnel et se prononce objectivement sur toutes les questions qui touchent à ce domaine. Il ne doit jamais oublier ses responsabilités d'employeur.

- Il a le souci de l'intérêt général : il est le garant de la légalité des décisions. L'administrateur est tenu de respecter les décisions prises quelles que soient ses opinions. Il est également tenu par un devoir de discrétion.

- Il participe à la recherche des ressources financières.

L'Assemblée Générale :

Une fois par an, tous les adhérents sont invités à s'exprimer sur les orientations prises par l'association et sur le choix des personnages qui deviendront les dirigeants.

Afin de donner du sens à ces votes, les adhérents prennent connaissance :

- du travail effectué par les administrateurs et de leurs décisions pendant l'année écoulée : c'est le rapport moral,

- de la manière dont les finances ont été utilisées : c'est le rapport financier,

- de l'application sur le terrain des intentions du CA : c'est le compte-rendu d'activité,

- des propositions d'attribution des moyens financiers et de la hauteur de contribution de chacun au coût général de l'activité (budget prévisionnel et taux de cotisations)

 

Le résultat est la nomination d'une équipe d'administrateurs ayant délégation pour l'année à venir pour mettre en place :

- la réalisation des orientations votées par l'AG

- la réflexion sur l'avenir et les solutions pour surmonter les obstacles

 

C'est le Conseil d'Administration

4 ou 5 ou 6 ou ... fois par an, les administrateurs sont réunis dans le but de réfléchir sur le sens que l'on donne aux activités de la MJC et en déduire des choix d'activités stratégiques.

Cette réflexion amène le conseil à prendre des résolutions en matière de public visé, d'offres d'animation, de stratégies à mettre en place et du fonctionnement associatif qui doit s'inscrire dans le cadre prévu par les statuts, notamment les responsabilités individuelles et collectives.

Dont, le CA conceptualise et élabore un projet associatif (pour 1, 2, 3 ans) et prend des décisions :

- il détermine les activité à conserver, à créer, à supprimer, à améliorer

- il décide du recrutement des personnes, de leur formation

- il dicte les règles de sécurité

- il s'informe des règles juridiques en vigueur

- il autorise les relations avec les interlocuteurs extérieurs

- il élabore le compte rendu de son action et le diffuse

- il recrute et forme les futurs cadres (animateur / administrateurs)

- il arbitre et contrôle la vie des activités

- il contrôle le travail du BCA

 

Les administrateurs sont des personnes en charge de la politique générale. Le CA est l'organe qui donne le cap en fonction du projet retenu par l'AG et qui est mis à l'épreuve des conditions changeantes de l'environnement.

Afin de passer dans le domaine concret, une équipe moins nombreuse d'experts est missionnée pour mettre en place le projet tel qu'il est conçu par le CA.

 

C'est le bureau du CA

Le BCA se réunit (aussi souvent qu'il le faut en fonction des urgences...) pour remplir ses missions :

- mettre en place l'ensemble du fonctionnement de la MJC

- établir l'agenda des réunions et leur ordre du jour

- traduire les projets en fiches actions : faisabilité matérielle, financière et humaine

- organiser et suivre le travail des commissions

- gérer les ressources huamines

 

L'étude des questions qui se posent en BCA demande une assiduité, une expertise, des recherches.

Ce travail d'investigation est réparti entre des personnes (du CA, du BCA, des responsables d'activités) volontaires et choisies pour leur compétence.

Ces personnes se rencontrent en groupes (petites équipes) appelés...

 

Les Commissions

Elles fixent leur planning de travail. Quelques commissions sont quasiment obligatoires :

- commission administrative et financière : elle est permanente (comptabilité, assurances, achats, SACEM, impôts, fichiers adhérents, courrier, archives,... relations Unions et Fédérations départementales, FR, Mairie, DDJS, CG...)

- commission communication / presse

- commission des lois (veille juridique, révision des statuts et du RI)

- commission GRH

- Conseil de maison / commission animation, suivi des animateurs, coordination des projets d'animation et mise en place du calendrier des rencontres, du planning des salles et activités, de l'entretien et nettoyage des locaux, remise en état...

 

Remarque importante :

Veiller à ce que les questions à l'ordre du jour d'une instance
n'empiètent pas sur les autres niveaux

La MJC, école de démocratie, veut offrir à ses usagers le maximum d'initiative et d'autonomie. Le Conseil de Maison, organisme souhaitable mais non statutaire, répond à ce désir.

 

SA COMPOSITION

Il regroupe des animateurs, des responsables, des adhérents particulièrement dynamiques au sein des activités.

 

SON RÔLE

- Favoriser les rencontres et les échanges inter-activités.

- Affirmer le caractère et la personnalité de la MJC.

- Développer la convivialité entre les adhérents.

- Assurer l'élaboration et la mise à jour du règlement intérieur et son application dans la marche de la MJC en prenant des décisions concernant la vie quotidienne.

Il est donc la force d'animation et de proposition de la MJC, mais ne peut prendre de décision que dans le cadre fixé par le Conseil d'Administration, où il est fortement représenté.

Il est aussi un excellent moyen d'apprentissage, de formation et de mise en œuvre de la vie démocratique. Il constitue un réservoir de futurs responsables (membres du CA local, départemental ou régional).

 

Le Conseil de Maison

Les responsables doivent tout faire pour créer et animer cette instance d'apprentissage de la vie démocratique et pépinière de futurs responsables de la MJC.

- Il est élu par le Conseil d'Administration, et non pas par l'Assemblée Générale.

- Il règle la vie courante de la MJC, mais n'a pas pouvoir de décision pour les questions importantes pour lesquelles il propose des solutions au Conseil d'Administration, qui seul peut décider.

- Il est l'interlocuteur permanent des élus, des administrations, de Fédération Régionale et des Fédérations ou Unions départementales.

 

COMPOSITION

Le Président
Il est élu au scrutin secret par les membres du Conseil d'Administration.
Il représente la MJC.
Il contrôle les recettes et les dépenses.
Il peut être assisté d'un ou plusieurs Vice-Présidents.
Il est juridiquement responsable de l'association.

 

La Secrétaire
Il assure l'information à l'intérieur de la MJC.
Il est responsable de la correspondance, des dossiers, des archives, des registres (comptes-rendus des réunions du Bureau, du CA, de l'Assemblée Générale), des listes d'adhérents, des déclarations à la Préfecture, etc.
Il rédige les comptes-rendus des réunions et le Rapport Moral présenté à l'Assemblée Générale.
Il peut être assisté d'un Secrétaire adjoint.

 

Le Trésorier
Il vérifie, paie ou encaisse recettes et dépenses (la double signature avec le Président est une mesure souhaitable).
Il est responsable de la tenue de la comptabilité.
Il gère le patrimoine (inventaire, entretien, amortissement, assurances, etc.).
Il est seul habilité, avec le Président, à engager les dépenses décidées par le Bureau ou le CA de la MJC. Il encaisse les cotisations. Il peut être assisté d'un Trésorier adjoint.

 

Les Membres
En nombre variable, ils doivent assister aux réunions du Bureau et du CA. Ils peuvent ou non avoir une tâche précise.

 

Le Bureau n'a pas pouvoir décisionnel.
Il soumet ses propositions au CA qui est seul habilité à prendre les décisions.

 

Cinq étapes pour mener une action

Étape 1. réflexion, orientation | Qui ? : le CA et l'AG

Étape 2. analyse, étude, propositions | Qui ? : Commission / Directeur / Bureau

Étape 3. la décision, son implication au sein du projet global | Qui ? : Le CA

Étape 4. exécution | Qui ? : Le CA

 

- Au moins une réunion par trimestre (4 par an).

- Présence obligatoire (la procuration n'est qu'un pis-aller).

 

DÉROULEMENT

1. Appel des membres

2. Approbation du procès-verbal de la dernière réunion, envoyé à l'avance ou lu en séance

3. Adoption de l'ordre du jour

4. Débat sur les seules questions prévues à l'ordre du jour : finances, activités, manifestations, formation, réflexion sur le fond, les orientations, le fonctionnement, etc., vie de la région et du secteur (ne pas oublier les informations importantes)

5. Questions diverses : elles doivent figurer dans l'ordre du jour, sauf questions ou informations de dernière heure dûment acceptées par les membres présents

6. Fixation du lieu, heure et date de la prochaine réunion

 

LE CONSEILLER D'ADMINISTRATION ÉLU

- Il est élu par l'Assemblée Générale et il représente les intérêts de l'association et non plus ceux de sa seule activité.

- Il n'a pas un rôle honorifique, mais un rôle actif dans la marche de la MJC.

- Il connaît la MJC et ses activités. Il en suit régulièrement le fonctionnement.

- Il participe aux commissions qu'il a choisies en début de mandat.

- Il étudie les dossiers et les questions qui seront débattus à la prochaine réunion du CA.

- Il participe activement et efficacement au déroulement des réunions.

- Il ne cherche pas à imposer à tout prix ses opinions, mais tient compte des avis différents et pèse le pour et le contre (sens des responsabilités et de la démocratie), son seul souci étant l'intérêt de la MJC.

La loi le rend obligatoire et impose au moins une réunion par trimestre.

 

SA COMPOSITION

Membres de droit - Cogestion

- Le Maire (ou son représentant)

- Le Président de la Fédération Régionale (ou son représentant) et le représentant de la Fédération et de l'Union départementale.

- Le Directeur de la MJC

 

Membres associés - Ouverture

Non obligatoire mais souhaitable.
- Personnes physiques ou morales représentant l'école, les associations, tout organisme ayant des objectifs communs avec la MJC, éventuellement des membres honoraires ou fondateurs.

 

Membres élus - Démocratie

- Leur nombre est prévu par les statuts. Il doit être supérieur à celui des deux collèges précédents réunis.

- Ils sont renouvelables par tiers tous les ans (voir AG)

- Ils doivent être adhérents depuis 1 an au moins et âgés de plus de 16 ans (18 ans pour le bureau)

 

SA CONVOCATION : 15 jours à l'avance

Par le Président, qui indique l'ordre du jour de la réunion.

- La convocation des membres de droit et des membres associés est obligatoire.

- Les membres de droit et les membres associés ont le droit de vote et peuvent être candidats au Bureau, comme les membres élus de plus de 18 ans, exception faite pour le Directeur de la MJC (voix consultative seulement).

 

SON RÔLE

- Il prend toutes les décisions utiles à la marche de la MJC

- Il gère les finances, établit le budget, demande les subventions

- Il veille au respect des statuts et des principes démocratiques dans la vie de la MJC

- Il assure les contacts extérieurs (municipalité, écoles, associations, Fédération ou Union Départementale, Fédération Régionale, etc.) et veille à transmettre les comptes-rendus des réunions à la Fédération Régionale et aux Fédérations et Unions Départementales de leur ressort.

 

Réunions du CA

N'oubliez pas, en début de séance, de faire approuver le compte rendu du dernier CA qui a été rédigé par le secrétaire de séance.

 

Ordre du jour :

Il est souhaitable de l'envoyer à l'avance aux membres du CA et de se limiter en cours de séance aux seules questions prévues, sauf accord unanime, pour éviter des incidents et des pertes de temps.

Il est établi par le BCA chargé de le préparer. En cas d'impossibilité de réunir un BCA dans les délais, l'ordre du jour du CA sera proposé par le Président qui le fera approuver en début de séance du CA.

 

Recommandation

En fin de séance, procéder à un relevé des décisions : synthèse brève des points essentiels et des résolutions prises au cours de la réunion.

En questions diverses : pas de débat de fond, à prévoir en début de réunion.

 

Sa tenue annuelle est obligatoire. Elle est un moment privilégié dans la vie de la MJC car elle permet :

- de bénéficier de la participation active des adhérents dans divers ateliers ;

- d'analyser le bilan de l'année écoulée et de fixer les lignes directrices de la nouvelle saison ;

- d'inviter toutes les personnes extérieures à l'association qui, par leur participation, leur action ou leur appui, ont contribué à la vie de la MJC ;

- de mieux faire connaître la MJC, de montrer sa vitalité et son rôle dans la vie locale.

Il est souhaitable d'inviter les correspondants de presse qui, par leurs comptes-rendus, donneront une image complète de l'association.

 

PRÉPARATION

L'Assemblée Générale est préparée par le CA longtemps à l'avance (environ 2 mois). Le dernier CA (au moins 1 mois avant l'AG) doit :

- Adopter les documents obligatoires (Rapport moral, Compte d'exploitation, Rapport financier, Bilan au 31 décembre ou 1er septembre et le projet de budget.

- Proposer le taux des cotisations et les arguments qui ont amené ce choix

- Arrêter la liste des candidatures au CA

- Déterminer le thème du débat envisagé, la préparation des divers ateliers et leur organisation pratique

- Communiquer la date, par écrit et par voie de presse, 30 jours avant l'AG

- Convoquer les membres du CA (de droit, élus et associés) et les adhérents à jour de leur cotisation 15 jours avant l'AG. Envoyer les invitations. Indiquer date, lieu, heure et ordre du jour. Prévoir un talon pour le vote par procuration en cas d'absence à l'AG. Possibilité de joindre les documents obligatoires à la convocation, au moins pour les personnalités.

- Réaliser le matériel de vote : listes des votants à jour de leur cotisation, bulletins de vote, procurations

 

DÉROULEMENT DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

I - Ouverture

Par le Président, qui remercie les personnalités, les amis de la MJC et tous les membres présents ou représentés par mandat. Il présente les excuses qu'il a reçue, et passe à l'ordre du jour.

 

II - Ordre du jour

A) - Adoption du procès-verbal de l'Assemblée Générale précédente

Sans lecture s'il a été diffusé.

B) - Rapport Moral

Par le Président ou le Secrétaire.
Discussion et vote.

C) - Rapport d'Activités

Un membre de chaque activité peut présenter la partie qui le concerne.
Discussion sur l'ensemble du document.

D) - Bilan Financier

Par le Trésorier.

a. Compte d'exploitation, Rapport financier, Bilan au 31 décembre.
Rapport des Vérificateurs aux comptes (obligatoire) ou des commissaires aux comptes pour les grosses associations.
Discussion et vote des 3 documents financiers.

b. Projet de budget

c. Taux des cotisations. Vote.

E) - Élections

a. Vérificateurs aux comptes (2 ou 3)

b. Renouvellement du tiers sortant du Conseil d'Administration

c. Reconduction ou renouvellement des membres associés

F) - Questions diverses

Seulement celles qui ont été prévues à l'ordre du jour.

 

III - Allocutions

Le Président passe la parole aux personnalités par ordre d'importance croissante. Le dernier intervenant est le représentant de l'État (Jeunesse et Sports).

Le Président remercie et déclare l'Assemblée Générale close.

 

COMMENTAIRES

Le Rapport Moral et le Projet Associatif en tant que bilan et perspectives d'orientation sont les éléments clés de l'Assemblée Générale :

Il est souhaitable d'ouvrir la discussion sur ces deux documents avant de les adopter.

Ils peuvent être modifiés et corrigés au cours de l'AG.

 

I. le Rapport Moral et d'orientation

Dans sa forme, le rapport moral est destiné à être lu oralement. Des phrases courtes, des mots simples et précis, quelques anecdotes, des traits d'humour soutiennent l'attention du public, lors de sa lecture.

Synthèse annuelle des différents conseils d'administration de l'année écoulée, il relate les événements de l'exercice en les reliant aux valeurs incluses dans le projet associatif. Il est relié impérativement au quotidien.

Qu'il soit rédigé collectivement ou par une éminence grise, le rapport moral peut prendre différentes formes :

- développer un point particulier comme par exemple la création de liens sociaux, en faisant un tour d'horizon des activités qui contribuent à créer ces liens.

- développer plusieurs points d'une manière transversale, par exemple : qu'en est-il de l'ouverture à tous au sein de la MJC ? de l'innovation et de l'expérimentation ?

- les éléments tirés de l'information quotidienne constituent une source d'inspiration appréciable, les MJC évoluent en effet dans un contexte social en mutation car l'éducation populaire est en mouvement.

 

Le rapport moral donne le sens, la direction à prendre et fixe les orientations pour l'ensemble des acteurs de la MJC.

Proposer des orientations en AG (pas plus de deux ou trois) présente des avantages ; cela permet :

- de dynamiser les acteurs internes pendant une année autour d'un thème, par exemple la prise d'initiative, l'innovation, les espaces d'expression...

- de "coller" aux réalités locales, la solidarité, le développement local

- de projeter la MJC dans le futur...

 

Ainsi l'année suivante, est-il plus facile de vérifier de quelle façon les orientations proposées en AG ont été appliquées.

 

II - Rapport d'activité

La loi ne le rend pas obligatoire. Il peut être inclus dans le Rapport Moral, mais il est vivement souhaitable qu'il constitue un document à part.

Il fait le bilan des activités de l'année écoulée et dresse les perspectives d'activités de l'année qui commence. Le but est de communiquer à tous les différents moments, les différentes évolutions, péripéties, succès, échecs et projets... En un mot de retracer le vécu des adhérents aux activités au cours de l'année écoulée.

 

III - Rapport financier

Il analyse la situation financière de la MJC et jette les bases de la nouvelle saison : demandes de subventions, financement des activités et manifestations, etc. Ce document doit aussi avoir été approuvé par le Conseil d'Administration avant l'Assemblée Générale, comme les autres documents financiers.

 

IV - Rapport des Vérificateurs ou du Commissaire aux comptes

Ils établissent la régularité de la tenue des comptes et donnent (par écrit) quitus au trésorier.

Tous les documents comptables doivent être tenus à leur disposition avant l'Assemblée Générale.

Les vérificateurs aux comptes sont choisis en dehors des membres du Conseil d'Administration et peuvent être étrangers à la MJC. Ils sont élus par l'Assemblée Générale. Ils sont rééligibles.

Si la MJC bénéficie d'environ 150 000 € de subventions, le commissaire est un expert comptable agréé imposé par la loi.

 

V - Renouvellement des membres du CA

Il porte en général sur un tiers des membres du CA, ceux qui sont arrivés à expiration de leur mandat (3 ans). Voir les statuts.

Les membres sortants sont rééligibles. Lancer un appel à cendidatures environ 2 mois avant l'Assemblée Générale auprès des membres de la MJC à jour de leur cotisation et âgés de plus de 16 ans.

Le CA précédant l'AG arrête la liste des candidats.

Les candidats doivent avoir au moins 1 an d'ancienneté dans la MJC (ou dans un autre).

 

Comment procéder au renouvellement du CA

Les statuts types stipulent à l'Art. 14 :
"L'association est administrée par un CA constitué de ... Membres élus pour 3 ans... Les membres élus sont renouvelables par tiers tous les ans par l'AG".

Exemple pour un CA de 21 membres :

1. A la création de l'association, un CA de 21 membres (nombre divisible par 3) est élu par l'AG constitutive.
Les statuts précisent art 14.3 : un tirage au sort désigne les 7 membres qui "sortent" (rééligible éventuellement) à l'issue de la 1ère année, c'est le premier tiers sortant du CA.
Ainsi que les 7 membres sortant à l'issue de la 2ème année, c'est le 2ème tiers sortant. Enfin les 7 membres restant qui accompliront leur mandat de 3 ans, c'est le 3ème tiers sortant.

2. Fin de la 1ère année
L'AG procède au renouvellement du 1er tiers : 7 postes sont à pourvoir en raison de la fin de mandat des 7 personnes constituant le 1er tiers sortant et qui peuvent ou non être réélues. Ces 7 personnes accompliront dès lors un mandat complet de 3 ans et ne seront donc renouvelables que l'année 4, puis 7, puis 10, puis 13...

3. Fin de la 2ème année
L'AG procède de la même façon pour le 2ème tiers sortant, les personnes n'ayant accompli qu'un mandat de 2 ans. L'élection de ce nouveau tiers les désigne pour un mandat plein de 3 ans. Ce tiers ne sera renouvelable que lors des années 5, 8, 11, 14, etc.

4. Fin de la 3ème année
L'AG procède de la même façon au renouvellement du 3ème tiers sortant : les personnes désignées en l'an 1 pour accomplir un mandat complet de 3 ans. L'élection de ce nouveau tiers les désigne pour un mandat plein de 3 ans. Ce 3ème tiers ne sera renouvelable que lors des années 6, 9, 12, 15, etc.

5. Fin de la 4ème année
L'AG procède au renouvellement du 1er tiers sortant à l'issue de ses 3 ans de mandats.

6. Et ainsi de suite au fil des AG annuelles

7. Si en cours d'année un administrateur élu cesse ses fonctions, la procédure à suivre est statutairement prévue art 14.3 des statuts types et art 20.3 du règlement intérieur type.

 

Élections

Le vote à bulletin secret parait préférable au vote à main levée (au nom de la liberté d'expression). Il s'imposera si un seul participant le demande, ou s'il y a plus de candidats que de postes à pourvoir.
Prévoir une commission de dépouillement.
1. une liste des électeurs mise à jour au moment de l'AG

2. des bulletins de vote pour chacun des scrutins. Le même bulletin peut servir pour l'ensemble des votes :

- rapport moral

- compte d'exploitation

- compte de résultat

- quitus au trésorier

- cotisation

- élection des commissaires aux comptes

- élection du CA

 

Vote par mandat

Les adhérents absents à l'AG peuvent avoir la possibilité (à vérifier selon les statuts de la structure) de participer aux différents votes s'ils sont retourné au CA - dûment complété et signé - le pouvoir joint à leur convocation.

Ils doivent désigner nommément leur mandataire : le CA ou n'importe quel adhérent de plus de 16 ans présent à l'AG.

Ils peuvent : soit laisser la liberté de vote à leur mandataire ; soit préciser leur chois pour les différents votes.

Remarque :

- il est vivement recommandé de limiter à 2 maximum le nombre de mandats par adhérent.

- L'AG est la seul réunion obligatoire pour tous les membres d'une association (loi 1901). En cas d'absence motivée, l'adhérent peut votre par procuration.

 

VI - La cotisation

La cotisation payée caractérise l'adhésion et donc le maintien ou l'accession à la qualité de membre qui accorde le droit de convocation et de vote aux assemblées générales ainsi que celui de se porter candidat à l'élection au conseil d'administration (selon les modalités prévues dans les statuts). L'obligation essentielle d'un membre est de payer les cotisations telles qu'elles ont été fixées soit par les statuts, soit par le règlement intérieur. Toutes cotisations non payées pourront être réclamées. Bien entendu, le non paiement de la cotisation à la date de l'assemblée générale est une cause de radiation et de non participation aux votes de l'assemblée générale.

Le paiement de la cotisation matérialise le principe de l'adhésion volontaire à l'association. Son montant fait l'objet d'un vote au cours de l'assemblée générale annuelle.

 

Toutes les associations, même les plus petites, doivent se convaincre qu'il est de leur intérêt de se plier à certaines règles d'organisation et de gestion qui vont leur permettre d'être plus efficaces, plus crédibles, mieux protégées. C'est parce qu'ils vont adopter des méthodes de bonne gouvernance que les dirigeants vont améliorer et renforcer la qualité du management de leur association. A condition toutefois de repérer ce qui constitue les bonnes pratiques et de savoir les adapter à la particularité du projet de l'association, à ses spécificités et à sa dimension.

 

I. QU'EST-CE QUE LA GOUVERNANCE ?

La gouvernance d'une association, c'est la mise en œuvre du système par lequel celle-ci est dirigée et contrôlée. La gouvernance définit donc un ensemble de procédures qui permettent d'assurer au mieux la direction et le contrôle de l'organisation. Elle précise les relations entres les différents organes décisionnaires : l'assemblée générale, le conseil d'administration, le bureau et les dirigeants salariés. Il ne faut pas confondre, comme on le fait trop souvent, la gouvernance et le management. Le management définit les relations entre les dirigeants (les élus et le directeur) d'une part, et les salariés d'autre part. Il s'agit de tout ce qui concerne la gestion et l'organisation au quotidien. Les objectifs de la bonne gouvernance sont de s'assurer que chacune des instances (l'assemblée générale, le conseil d'administration et la direction) remplisse ses missions en tenant compte des autres parties prenantes, fonctionne efficacement et soit en relation de confiance avec les autres instances. La bonne gouvernance est celle qui, dans le respect des lois et des règlements, applique les principes, est adaptée à la stratégie de l'organisation, participe à la réduction des risques, identifie et traite les conflits d'intérêts entre les acteurs.

 

II. LA GOUVERNANCE DANS UNE ASSOCIATION DE DIMENSION MODESTE : COMMENT FAIRE ?

L'idée est de conduire les dirigeants de l'association (en l'occurrence les administrateurs) à se poser une série de bonnes questions et à y apporter les bonnes réponses. Les questions sont organisées autour de sept enjeux clés :

- L'importance du projet

- Le rôle et la mission du conseil d'administration

- La composition du conseil d'administration

- Le fonctionnement du conseil d'administration

- La répartition des rôles entre le conseil d'administration et la direction opérationnelle

- Les relations avec les parties prenantes : organisation, évaluation

- L'identification et le contrôle des risques

 

III. COMMENT TOUTES LES ASSOCIATIONS SONT-ELLES IMPACTÉES PAR LES PRINCIPES DE BONNE GOUVERNANCE ?

A. Le Projet associatif

La définition du projet associatif est la base de la gouvernance associative. Elle n'est pas réservée aux grandes associations. Toutes les associations doivent se préoccuper de définir clairement le projet qu'elles poursuivent, ancré sur la vision des dirigeants, sur la mission qu'ils décident d'assumer, sur les valeurs qu'ils doivent incarner... Le projet associatif doit exprimer les attentes des parties prenantes, décrire le modèle économique sur lequel se fonde l'action, dessiner les réponses stratégiques qui sont apportées aux enjeux décisifs de l'association. Le projet associatif doit être construit en lien étroit avec l'assemblée générale des membres et conduit sous son contrôle. Il doit être partagé avec les diverses parties prenantes de l'association qui doivent être tenues régulièrement informées de sa mise en œuvre : les bénévoles, les salariés, les membres, les bénéficiaires, les donateurs, les bailleurs de fond, etc.

 

B. Le rôle du conseil d'administration :

Le conseil d'administration joue un rôle d'autant plus important que l'association est de plus petite taille. Au-delà de ce paradoxe apparent, dans une petite association, le CA est souvent très proche du terrain et de ceux qui agissent, alors même qu'il risque d'être éloigné des responsabilités pour des raisons de compétences, de disponibilité ou de de volonté d'exercice solitaire du pouvoir de la part de quelques-uns. L'un des problèmes majeurs pointés par les présidents d'association est la faiblesse de leur CA. Qu'ils soient les simples victimes ou les organisateurs lucides, ils déplorent leur isolement qui les condamne à décider seuls ou en groupe très restreints. La réponse peut se situer dans la question elle-même : c'est en responsabilisant les administrateurs qu'on parviendra à les mobiliser sur des projets et à apporter à l'association un dynamisme retrouvé. C'est pour les associations les plus isolées qu'il est impérieux de s'obliger à réunir un CA chargé expressément de veiller à l'élaboration et au respect du projet associatif, à définir la stratégie et à contrôler sa mise en œuvre. C'est dans les associations les plus petites qu'il est intéressant de confier à un groupe de responsables, et pas seulement à quelques-uns, le soin de rendre compte à l'assemblée générale, d'intégrer et de prendre en considération les attentes de toutes les parties prenantes, et d'assurer le contrôle de l'action des dirigeants.

Les principes de bonne gouvernance commandent au CA d'être suffisamment ouvert et d'associer des profils diversifiés. Ils suggèrent notamment de s'interroger sur la participation de "personnalités qualifiés externes". Il faut être capable de réfléchir à l'intérêt que peu apporter la présence au CA d'un ou plusieurs membres qui ne sont pas directement concernés par l'objet ou les missions de l'association, mais qui peuvent apporter un regard extérieur, une neutralité, un réseau ou une preuve d'indépendance de l'association à l'égard d'intérêts divers.

Sur ce sujet, les règles de bonne gouvernance sont multiples :

- collégialité des décisions

- régularité de la tenue des réunions

- implication effective des administateurs

- qualité de l'information qui leur est délivrée

Elles doivent s'appliquer sans difficulté particulière à toutes les associations, quelle que soit leur taille.

Dans les petites associations (comme dans les grandes), on a souvent bien du mal à réunir un nombre suffisant d'administrateurs sans avoir à se compliquer encore la tâche en multipliant les comités sur des sujets divers. Et pourtant il est utile d'identifier les thématiques stratégiques sur lesquelles un nombre réduit de membres de CA peuvent avoir un regard particulier. Pas sur les rémunérations, évidemment, dans une association qui ne compterait aucun salarié. Mais pourquoi ne pas confier à un ou deux administrateurs le soin d'aider le Trésorier dans le suivi comptable et financier ? Pourquoi ne pas identifier une personne compétente dans le domaine de l'audit et le charger, au sein du conseil, de l'évaluation des programmes et des méthodes de l'association ? Pourquoi ne pas missionner expressément un petit groupe d'administrateurs pour qu'ils se préoccupent, tout au long de l'année, de la recherche de nouveaux profils de cadres bénévoles, du renouvellement du conseil, de la formation des nouveaux administrateurs ? Toutes ces mesures sont de nature à améliorer le fonctionnement de l'association, à enrichir son vivier et à optimiser ses actions.

 

C. Le contrôle des risques :

C'est le parent pauvre de la gouvernance associative. Trop peu d'associations, même parmi les acteurs les plus importants, lui accordent la place qu'il mérite. C'est un sujet difficile qui doit être pris en compte par les dirigeants de toutes les associations, grandes et petites. Il est indispensable d'identifier les différents processus clés de l'organisation et de disposer d'une méthode d'évaluation et de contrôle de la gestion des risques. Par ailleurs tous les responsables associatifs doivent être attentifs à la gestion de l'éthique. Le défaut de respect des obligations éthiques est aussi un risque croissant pour les organisations du secteur non lucratif. La bonne gouvernance aborde bien d'autres sujets qui ne sont pas l'apanage des plus grandes associations. Elle propose simplement des règles de méthodes qui confèrent plus d'efficacité, plus de rigueur, plus de crédibilité, plus de confiance. Pour les petites associations aussi, c'est possible et c'est primordial.

 

Extrait de l'article rédigé par Hervé Garrault, consultant et directeur de l'association pour le développement du management associatif avec le concours des Unités de forumation au management associatif, article Juris associations 1er mai 2009 n°398 page 37,38,39

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